Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2007 - Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ


Theo Microsoft Việt Nam

*

Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ

1. Xác định kích thước vỏ hộp thư và làm giảm dung lượng a. Dung tích của thư điện tử

*
một trong những dịch vụ e-mail hoặc các nhà hỗ trợ hệ thống quản ngại trị viên đã không cho phép bạn giữ hộ hoặc nhận thư điện tử có dung lượng lớn, do vậy cần phải thống trị dung lượng của Email.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng microsoft outlook 2007

b. Dung lượng các áp dụng trong Outlook

*
Khi vỏ hộp thư đạt mang đến giới hạn, thì Email sẽ bị giới hạn những chức năng. Ví dụ: từ bỏ 90 MB chúng ta cũng có thể có được một cảnh báo; tự 100 MB bạn cũng có thể không còn hoàn toàn có thể gửi email, với từ 110 MB bạn có thể không còn nhận email. Outlook đặt ra một số lượng giới hạn 20 gigabytes (GB). Trường hợp hộp thư của khách hàng quá lớn, Outlook vẫn không được cho phép bạn thêm bất cứ add hoặc thêm dữ liệu nữa.

c. Xem dung lượng hộp thư

*
Để gấp rút tìm form size của hộp thư riêng rẽ của bạn, thực hiện cửa sổ danh mục chính để đưa sang folder xem kích cỡ: nhấp vào mục folder Sizes
. Chúng ta cũng có thể xem được dung tích của các thư mục mà các bạn đã lưu. Thông thường dung tích được tính bằng kilobyte (KB). Các mối quan hệ nam nữ giữa kilobyte, megabyte, và gigabyte là thuộc một đơn vị đo lường, bạn có thể đổi các thông số kỹ thuật đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. 1.024 Megabyte = 1 Gigabyte.

d. Dung tích của những Email

*
các Email có kích cỡ khác nhau. Thường thì Email có đính kèm tư liệu thì có form size lớn dung lượng của vỏ hộp thư của người tiêu dùng được xác định bởi kích thước của các thư mục. Dung lượng của folder được xác minh bởi size của những Email (và lịch cuộc hẹn, tin tức liên lạc, ghi chú, và vậy nên trên) đựng trong nó. Một số nhờ vào vào những file kèm theo trên những Email. Kích tầm trung bình mang đến một thư điện tử là khoảng chừng 30 Kb. Như vậy dung lượng của hộp thư, email được giảm bớt được thiết lập cấu hình bởi một quản trị khối hệ thống máy chủ. Các bạn không thể biến đổi điều này trong Outlook.

e. Kiểm tra dung tích các thư mục bằng Mailbox Cleanup

*
bạn có thể xem dung lượng các thư mục trong Mailbox Leanup.
Vào tab Tools lựa chọn Mailbox Cleanup. Thư mục mailbox Cleanup sẽ hiện ra.

f. Lưu những tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa

*
sau thời điểm xem qua dung lượng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lượng lớn thường bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu phải để lưu trữ các tài liệu đi cùng trong vỏ hộp thư. Bạn thực hiện Lưu tập tin đính kèm các lệnh bên trên Microsoft Office nút trình 1-1 và lưu những tài liệu đi cùng vào một số trong những vị trí dễ dãi trên đĩa cứng của bạn. Sau thời điểm đã lưu những tệp đính thêm kèm, chúng ta cũng có thể xóa các Email không cần thiết đó.

Trước khi bắt đầu lưu tài liệu đi cùng vào đĩa cứng, yêu cầu nhớ vị trí đã lưu để về sau người dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lưu lại tập tin kèm theo vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 1 Mở e-mail có đựng tập tin đính thêm kèm. 2 Nhấn vào biểu tượng Microsoft chọn Save As 3 Sau đó các bạn chọn Save attachments. 4 Chọn đường truyền để lưu giữ tập tin, sau đó nhấp Ok

g. Xóa vĩnh viễn những Email ra khỏi hộp thư

*
Mỗi khi bạn xóa một email, nó bước vào thư mục Deleted Items.Khi xoá nhiều thì thư mục này hoàn toàn có thể phát triển hối hả và chiếm những dung lượng, bởi đó cần được làm sạch thư mục Deleted Items cũng giống như dung lượng của toàn hộp thư. Vày vậy, buộc phải xóa vĩnh viễn những Email này ra khỏi hộp thư. Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản và dễ dàng nhất là vào folder Deleted Items, các bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Click chuột vào những Email này, nhận chuột bắt buộc chọn Delete. Ngoài ra chúng ta có thể xoá vĩnh viễn các Email bằng lệnh. Các bạn nhấn chuột phải vào thư mục Deleted Items chọn Empty Deleted Items Folder, lựa chọn Ok. Vậy là toàn bộ các e-mail trong folder Deleted Items đã được xoá ra khỏi hộp thư của bạn.

h. Tính năng của Junk Mail

*
Junk Mail có công dụng lọc thư rác rến (Spam mail), hỗ trợ cho ta phân loại được thư rác rến như những thư quảng cáo, .... Junk Mail cũng là chỗ chứa các thư rác rưởi đó. Junk Mail không muốn các Email rác rưởi nằm lộn lạo với các Email bắt buộc thiết.

2. Khám phá các tùy lựa chọn khi lưu lại trữ tin tức a. Căn bạn dạng về kho tàng trữ

*
Email tự động lưu trữ vào hộp thư cá thể của bạn (hình trên).Với việc áp dụng lệnh AotuArchive thì những Email đang từ vỏ hộp thư của các bạn sẽ tự dịch chuyển vào thư mục, folder đó điện thoại tư vấn là thư mục tự giữ trữ. 1 Để ban đầu bạn chon Yes. 2 Email đang di chuyển vào trong vỏ hộp thư. 3 Và email được lưu giữ vào folder tự lưu lại trữ. Thư mục con trong hộp thư đang được tự động tạo ra trong thư mục lưu trữ.

b. Quản lý các thư mục cá nhân

*
Khi tàng trữ bằng thư mục cá nhân, bạn phải tạo thành các subfolders, sau đó đưa các Email vào đó bằng cách thức kéo thả (như mẫu vẽ minh hoạ). Lưu trữ bằng phương pháp này hữu dụng thế là chúng ta cũng có thể tổ chức tàng trữ theo ý mình.

3. Dịch chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân a. Lưu những email vào thư mục cá nhân

*
bạn có nhu cầu có một thư mục cá nhân chứa những tập tin riêng rẽ của bạn, điều ấy tương tự để sở hữu một tủ đựng những hồ sơ cá nhân. Với thư mục cá nhân, chúng ta tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi chúng ta đã tạo thành thư mục cá thể và cách di chuyển các tập tin vào thư mục cá nhân này.

b. Phương pháp tạo các thư mục cá thể

*
Để áp dụng một folder tập tin cá nhân, trước tiên bạn phải tạo ra nó. Để chế tác thư mục cá thể bạn làm cho theo quá trình sau: 1
Chọn file sau đó bấm vào New lựa chọn Outlook Data File 2 Bạn lựa chọn tiếp Office Outlook Personal Folders (.pst). 3 Chọn OK, thư mục cá nhân của chúng ta đã được tạo ra như hình trên.

Xem thêm: Spam Là Gì Trong Zalo, Facebook? Spam Trên Messenger Là Gì

c. Giải pháp chọn các subfolder trong thư mục cá nhân

*
Sau khi bạn tạo hoàn thành thư mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm những thư mục bé subfolder trong folder cá nhân. Chúng ta làm điều này từ cửa sổ danh mục chính: nhận chuột yêu cầu vào thư mục Personal Folders chọn New Folder. Đặt tên mang lại thư mục vừa tạo, nhận OK. Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục bé trong thư mục cá nhân của bạn.

d. Dịch chuyển Email vào thư mục cá nhân

*
Sau khi chúng ta đã tạo hoàn thành các thư mục nhỏ trong thư mục những nhân. Để để dịch rời một hoặc nhiều thư điện tử đến folder con, bạn làm theo quá trình sau: 1
Nhấn loài chuột phài vào thư điện tử chọn Move lớn Folder 2 Bạn lựa chọn thư mục bé trong thư mục cá thể và dìm OK. Những bí quyết khác để di chuyển các email vào thư mục cá thể là dùng phương pháp kéo thả. Bạn nhấn chuột trái vào Email, duy trì chặt loài chuột và di chuyển chuột tới thư mục bé trong folder cá nhân, tiếp nối bạn thả chuột ra, email đó sẽ xuất hiện thêm trong thư mục cá nhân.

e. Lưu trữ emai ra ổ đĩa

*
thông thường bạn lưu trữ những Email vào folder cá nhân. Nhưng những thư mục này vẫn phía bên trong Outlook. Tuy vậy có cách để back up dữ liệu khác là lưu lại trữ các Email vào ổ đĩa. Vào hình hiển thị lý lẽ Import & Export
vào trình đối chọi File, đó là công nỗ lực xuất email ra ngoài ra và nhập email vào vào Outlook. Lưu ý: ví như mục tiêu của khách hàng là nhằm sao lưu tổng thể hộp thư của bạn, thì chúng ta mới dùng luật này.

4. Lưu trữ các thư tự cũ a. Làm quen với AutoArchive

*
1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thư tùy theo số ngày bạn chọn. (Và nếu như bạn không thích AutoArchive, bạn có thể không lựa chọn nó). 2 Số lượng ngày cho thấy thêm với tần số cơ mà AutoArchive vẫn chạy. Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách bấm chuột vào tab Tools lựa chọn Options, bấm chuột vào Other với sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive.

b. Xác minh Email cũ vào AutoArchi

*
Với AutoArchive, từng lần thư điện tử bị di chuyển sẽ nhận ra một thông báo kiểm tra. Mặc dù nhiên, nhiều khi bạn không sở hữu và nhận được thông tin kiểm tra, vày AutoArchive được thiết lập mặc định. Sau khi dịch rời thì gần như Email này được cho là cũ và bạn cũng có thể thay đổi điều này. Đối với một số trong những người Email có vẻ cũ sau khi hai tuần, nhưng so với người không giống thì hoàn toàn có thể là 2 tháng. Bạn là 1 được đưa ra quyết định và bạn cũng có thể làm được điều đó trên một cơ sở cho từng thư mục nếu như bạn muốn.

c. Lưu trữ thư điện tử theo thời gian nhận

*
lưu trữ tự động Email theo thời hạn là dịch chuyển Email mang đến một thư mục kho lưu trữ khi nó có được tiêu chuẩn thời gian được khẳng định bởi các thiết lập mà các bạn chỉ định trong hộp thoại AutoArchive. Thời hạn xác định Email cũ là thời gian bạn chưa va vào thư điện tử đó. Hành vi Forwarding , Replying, Replying to lớn all, Editing và saving, Moving cùng Copying làm chuyển đổi thời gian của email và vì vậy sẽ ảnh hưởng đến khi có e-mail được tàng trữ tự động.

d. Linh hoạt trong lưu giữ trữ

 

*
chức năng lưu trữ trong Outlook 2007 tất cả tính linh hoạt khôn cùng cao. Bạn cũng có thể làm điều đó bất kể lúc nào cùng bạn không cần thiết phải lưu trữ tất cả mọi thứ đối với chức năng tự động lưu trữ.

e. Các trường vừa lòng ngoại lệ

 

*
Bạn không hẳn làm bất kể điều gì vào việc tự động hóa lưu trữ, cơ mà nếu bạn có nhu cầu tùy chỉnh tác dụng này, thì Outlook 2007 có thể chấp nhận được bạn tiến hành một bí quyết dễ dàng. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc tàng trữ trên một thư mục theo ý mình. Chúng ta cũng có thể loại bỏ toàn thể thư mục là việc lựa chọn của bạn. Ban đầu bằng cách nhấn vào phải vào thư mục, nhấp chuột vào Properties
, và lựa chọn AutoArchive. Sau khi chúng ta chọn các thiết lập AutoArchive chấm dứt thì nhấp vào Apply thì coi như vượt trình setup được hoàn thành.

f. Thực hiện lưu trữ khi chúng ta muốn

 

*
mang sử chúng ta lập biểu thời hạn cho Email auto lưu trữ là 2 tuần. Nhưng bạn muốn Lưu trữ e-mail ngay bây giờ thì chỉ cách động tác cách click chuột vào Archive
bên trên trình đơn File, thì ngay nhanh chóng Email sẽ được lưu trữ.

g. Tàng trữ Calendar

 

*
AutoArchive gồm nhiều tác dụng ngoài việc lưu trữ những Email. AotuArchive còn tàng trữ được những nhiệm vụ đặt trong Calendar
hoặc các thư mục vào nó. Và tương tự như cách điều cỉnh setup cho Email, bằng cách nhấp chuột phải vào folder trong hạng mục chính của hành lang cửa số và nhấn vào Properties, bạn cũng có thể tùy chỉnh các thiết lập cho các Calendar hoặc những thư mục.

5. Truy tìm, lưu trữ, chia sẻ thư từ a. Sử dụng lại các Email đã tàng trữ

*
mặc dù bạn đang sử dụng các phương thức lưu trữ vào Personal Folders hay trong những thư mục không giống thì những Email cũng được lưu trữ bên dưới dạng tập tin PST trên máy tính. Chúng ta có thể lấy lại được các Email mà các bạn đã giữ trữ. VD: bạn có nhu cầu lấy lại một e-mail cũ chứa tin tức về một quý khách hàng của bạn. Để mang lại thư điện tử này, bạn cần phải mở tập tin PST và lấy lại.

b. Tìm email từ thư mục cá thể hay thư mục archive

*
Để tìm e-mail mà bạn đã được gìn giữ trong một tệp tin PST, bạn sẽ mở thư mục Personal Folders (thư mục cá nhân) hoặc thư mục Archive
(thư mục lưu giữ trữ) bằng phương pháp sau: 1 Mở danh mục File lựa chọn Open. 2 Chọn tiếp Outlook Data File, chọn Personal Folder.pst hoặc Archive.pst 3 Nhấn vào OK Khi mở các thư mục được lưu dưới dạng file PST bân đề nghị lưu ý. Một khác hoàn toàn lớn giữa file PST với các loại file khác là các bạn không thể mở một tập tin PST bằng cách dùng con chuột double-click vào file này. Nếu khách hàng thử, bạn sẽ thấy một thông tin tương trường đoản cú với hình trên.

c. Đóng Archive folder khi vẫn hoàn tất

*
trường hợp có vô số file PST mở tại một thời điểm sẽ làm cho chậm năng suất của Outlook. Ví như bạn không thể cần phải thao tác với những file của một PST, bạn cũng có thể xóa nó khỏi danh mục chính của cửa sổ. Các bạn làm vấn đề đó bằng cách nhấp chuột phải vào nó và nhấn vào Close Archive Folders
hoặc Close Personal Folder.

d. Copy file nhằm sao lưu giữ dữ liệu

 

*
Nếu lắp thêm tính của người sử dụng hỏng, hoặc nếu bạn ít có thời cơ để liên kết internet, vì vậy phải lưu lại tập tin vào một nơi khác như trên một đĩa CD hoặc USB. Chúng ta có thể làm được điều này bằng phương pháp sao chép một file PST. Bạn có thể di chuyển, sau đó coppy file để một laptop khác hoặc vào một đĩa CD. Đây là một phương pháp để tạo một bản sao của một PST: Bạn ban đầu trong Windows Explorer để tạo ra một bản sao của tập tin. Bạn phải đóng Outlook trước khi copy. 1
Click chuột bắt buộc vào tập tin vào Windows Explorer cùng nhấn loài chuột vào Copy. 2 Di chuyển bé trỏ mang lại các vị trí mà bạn muốn dán các bạn dạng sao của tập tin, bấm vào phải và click chuột Paste. 3 Kết quả: những tập tin coppy xuất hiện nay với phần đuôi là –Copy.pst để biết rằng đó là một bạn dạng sao. Có một phương tiện gọi là Outlook Personal Folders Backup Tool mà bạn cũng có thể tải về nhằm sao lưu file PST. Nếu khách hàng đã coppy của PST vào một trong những đĩa CD hoặc thiết bị tàng trữ tương tự, các bạn sẽ cần phải coppy nó vào một máy tính xách tay khác trước khi sử dụng, do Outlook bắt buộc đọc tin tức đĩa CD.

e. Tìm tệp tin PST trên máy tính xách tay

*
sau khi sao lưu giữ một file PST và dịch chuyển đến một máy tính khác. Làm gắng nào để tìm thấy tệp tin PST để sao chép vào Outlook. Trước hết cần được đóng Outlook trước khi sao lưu. Để tìm kiếm những file PST: 1
Bước đầu tiên là nhấn vào tab File và lựa chọn Data file Management. 2 Chọn tab Data File lựa chọn tiếp Open Folder 3 Chọn tệp tin PST mà bạn có nhu cầu sao chép 4 Click OK

f. Những lỗi khi thao tác làm việc với tệp tin PST

 

*
tàng trữ dữ liệu vào một file PST có thể có tương đối nhiều lợi thế. Mặc dù nhiên, nếu khách hàng không cẩn trọng khi gửi file, thay đổi tên, hoặc xào nấu một file PST thì tất cả thể chạm chán thông điệp lỗi như hình trên. Để kiêng lỗi bên trên trong Outlook sau này, thì trước khi chúng ta di chuyển, đổi tên, hoặc xào nấu một tập tin file PST, trước tiên đóng góp nó từ danh mục chính và tiếp nối đóng Outlook.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *